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辦公桌整理 5 步驟大公開!超實用收納原則幫你打造高效工作環境!

(此文章由 居家整聊室 授權提供,原文連結 。)

辦公室桌面整理技巧有哪些?本文將用5步驟介紹辦公桌怎麼整理,除了實用收納小物、3大維持桌面清潔好習慣外,也用不同的整理情境教你實用辦公室文件收納技巧,最後推薦專業辦公室整理服務給你!



一、將辦公桌整理整齊,能有效提升工作效率!


你在工作時,是否也會遇到這些狀況:走進辦公室準備開始進行今天的工作,卻看到辦公桌上的物品與文件雜亂堆疊,還需要花時間想一下要從哪件事情開始做起;在處理工作時,總是找不到需要的文件,或是因為桌上堆滿雜物,一不小心就會打翻桌上的咖啡。


會有以上這些情形,是因為辦公桌太亂了!一個整齊有序的辦公桌不僅僅是視覺上的美觀,更是提升工作效率的關鍵!




二、辦公室桌面整理步驟、收納小物與文件整理技巧大公開!


(一)辦公桌整理 5 步驟


Step 1:確認自己辦公需求,將辦公桌規劃不同區域


將桌面空間依自己的工作習慣,區分為以下 5 個區域:


  • 工作區

  • 重要資料存放區

  • 待辦事項

  • 文具辦公用品區

  • 療癒小物區




Step 2:開始辦公桌收納


1、下架:

首先,將辦公桌面與抽屜內的物品全數下架並集中,在這個過程中,我們可以知道自己有哪些物品需要整理與收納。


2、分類:

將物品分類完成,可分為文具、帳單、合約、療癒小物等。


3、篩選與配置:

將 6 個月以上沒使用,且未來也不會再使用的物品丟棄或回收,減少物品的數量,避免空間不夠收納所有的物品。依照每類別的物品數量,分配所需的空間或是收納品。例如:需要 2 個文件夾收納工作文件、 3 個收納盒收納抽屜中的文具,或是 1 個抽屜專門擺放機密文件。



Step 3:配置並上架物品


辦公桌面擺設需依照使用習慣來分配物品的位置,將常用物品放在慣用手方便拿取的位置,例如:右撇子的人可以將水杯(壺)、膠帶台等物品放在右側。


如果需要長時間使用電腦,則適合將它放在與座椅置中的位置,避免長時間歪著頭,導致肩頸不適。


儲備資料或是檯燈這種不常移動,又需要放置於桌面的物品,可以放在非慣用手的那側;其餘不常用,或是容易積灰塵的物品,則配置收納於抽屜。


Step 4:辦公桌佈置


將物品上架完畢後,為了提升工作效率,可以使用一些整理技巧,幫助我們更快找到需要的物品。例如:使用標籤貼紙將文件標示分類,或是使用資料夾與收納盒整理物品等。


而收納盒或文件夾這類功能性收納品,建議可以選擇風格、色系統一的品項,如此一來,不僅能達到收納的功能,視覺上也會更加整齊,不會令人感到眼花撩亂。


此外,許多人因為工作壓力大,會在桌面上擺放一些療癒的辦公桌佈置小物,像是模型、能量水晶或是植栽等,用來降低工作的壓力,並打造充滿個人風格的工作空間。


但要注意的是,過多不必要的擺飾,可能會使空間被佔用而導致桌面凌亂。這時,我們可以掌握「168 法則」佈置自己的辦公桌:


  • 展示型的收納區域:例如電腦架之上,擺放 1 分滿物品。

  • 看得見的收納區域:例如桌面、桌上層板,擺放 6 分滿的物品。

  • 看不見的收納區域:例如抽屜內、櫃體內,擺放 8 分滿的物品。

透過 168 法則,我們可以將辦公桌適當留下空白區域,兼具美觀與收納量,工作起來也會更有效率與精神!


Step 5:定期清潔

透過前面的步驟,打造整齊又美觀的辦公空間後,最後的步驟就是維持整潔的環境。要避免辦公桌再度變得凌亂,「定期清潔」是相當重要的步驟!而具體的清潔觀念,下段落會再詳細與大家分享。


以上 5 個步驟結合了物品分類、配置收納、上架、佈置,以及後續清潔維護,能夠使辦公桌始終保持整齊有序,提高工作效率,同時創造一個舒適的工作環境!



(二)實用辦公桌收納小物


⬧ 辦公桌收納架

電腦螢幕架:需要更寬敞的桌面寫字或整理文件時,可將鍵盤放在螢幕架下方,增加工作區的空間。



收納壁板:如果辦公桌旁有牆面或是隔板,可以透過收納壁板將物品垂直收納,避免堆疊於桌面,方便拿取,且一目瞭然。




⬧ 辦公桌電線收納品

電腦下方的電線互相纏繞不僅凌亂,還會累積許多灰塵,甚至引起電線走火危險,因此也是整理辦公桌時,不可忽略的重要區域。





可以先使用整線器或塑膠束帶將電線捆在一起,避免纏繞而累積灰塵,方便之後清潔。





將纏繞的電線疏理完畢後,可以使用電線收納架將桌面下的電線井然有序的整理整齊。





桌面上常用的充電線可以使用長尾夾夾在桌邊,將充電線頭穿過夾子尾端,避免滑落到地上,或是購買專門的電線固定夾,將它們整理好並固定在桌面。


若是桌面的電線數量較多,也可以選擇使用電線收納盒,將電線藏起來,避免桌面凌亂。






⬧ 辦公桌文具收納品


比起圓形筆筒,更建議用分格或是斜口的收納盒,不僅可以將文具分類擺放,拿取時也更方便。





不常用到的文具用品,建議使用收納盒整理放置於抽屜中,千萬不要直接放進抽屜,以免抽屜變得凌亂,難以找到所需的物品。




圖片來源:IKEA NOJIG 收納盒
圖片來源:IKEA NOJIG 收納盒



(三)加碼分享:辦公室文件整理原則與收納技巧

⬧ 整理原則

文件平放堆疊整理原則


文件平放的優點,是讓收納空間往上長,可以大幅提升桌面的空間度;缺點是無法一目了然、找不到自己想找的那疊文件,拿取時容易弄亂其他文件。如果想平放文件,記住兩個原則就可以收得妥善。


確認自己的文件為大量同種類,不需要一張一張仔細檢查的文件類型。

挑選一個合適的抽屜式文件收納品。


文件直立排列整理原則


文件直立排列的優點,是可以一目了然所有文件的擺放位置,好抽好拿相當有效率;缺點是會佔較大的平面面積,若沒有使用硬挺文件夾或文件沒有擺滿,紙張容易歪腰東倒西歪,造成皺摺。如果想直立排列文件,記住兩個原則就可以收得妥善。


  1. 將文件用硬殼的文件夾保護。選擇較厚不易東倒西歪的文件來直立排列。

  2. 挑選一個合適的直立式文件收納品。



圖片來源:IKEA KUGGIS 雜誌架
圖片來源:IKEA KUGGIS 雜誌架



⬧ 辦公室文件收納技巧


  • 機密文件處理與收納:

    辦公室文件櫃最下層通常較深,且可以上鎖,適合用來收納較機密的重要資料,若是已經不用的機密文件,則可用碎紙機處理。


  • 廢紙:

    辦公室廢紙除了回收以外,也可以將其裁切為統一的大小,並用長尾夾夾住,作為便條紙使用。


  • 公用文件:

    同事可能隨時需要,或是需要交由你處理的文件,可以在桌面上設置一個公共文件區,讓同仁能集中擺放、拿取文件。


  • 一般文件、個人文件:

    較常用到的一般文件與個人文件,可收納於桌面,並且善用資料夾或雜誌夾分類,避免穿插擺放而找不到需要的資料。


三、養成辦公桌清潔習慣,才能長期保持整潔工作環境!


(一)東西放回原位

「物歸原位」是維持整潔的重要觀念,許多人在工作忙碌的情況下,常常使用完物品後,順手擺在桌面上,造成桌面凌亂,被各種物品、文件佔據空間。因此,如果想要維持整潔的桌面,建議在每次使用完物品後,養成習慣將其順手歸位。


如果有時真的太過忙碌而無法時刻維持桌面清潔,那麼可以在每天下班前,將桌面上的物品擺放至規劃好的位置,隔天上班時,就能使用乾淨整潔的辦公桌囉!


(二)桌上只放近期會常用到的東西

桌面是我們主要的工作區,因此最好放置每天都會使用的用品及正在處理的工作文件。不常使用的物品就收納於抽屜或文件櫃,不要佔用桌面的空間。


(三)養成辦公桌清潔習慣

建議可以每天下班前,隨手清掉桌上的垃圾,每週的最後一個工作天,將辦公桌擦拭一遍,並且清理灰塵,以免物品隨時間藏污納垢,同時也能重整、梳理目前的工作事項。


另外,座位旁最好放置一個垃圾桶,工作時產生的垃圾或不要的物品,像是沒水的筆、衛生紙、橡皮擦屑等,就能馬上丟掉,以免堆積在桌面上,並於下班前打包丟掉垃圾桶內的垃圾。


有時工作內容變動,工作較常用到的物品或資料也可能跟著改變,因此也要定期重新整理、規劃桌面,讓辦公桌符合我們的工作習慣。

 
 
 

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