辦公桌整理 5 步驟大公開！超實用收納原則幫你打造高效工作環境！
- 宗錡 吳
- 3月12日
- 讀畢需時 6 分鐘
(此文章由 居家整聊室 授權提供，原文連結 。)
辦公室桌面整理技巧有哪些？本文將用5步驟介紹辦公桌怎麼整理，除了實用收納小物、3大維持桌面清潔好習慣外，也用不同的整理情境教你實用辦公室文件收納技巧，最後推薦專業辦公室整理服務給你！
一、將辦公桌整理整齊，能有效提升工作效率！
你在工作時，是否也會遇到這些狀況：走進辦公室準備開始進行今天的工作，卻看到辦公桌上的物品與文件雜亂堆疊，還需要花時間想一下要從哪件事情開始做起；在處理工作時，總是找不到需要的文件，或是因為桌上堆滿雜物，一不小心就會打翻桌上的咖啡。
會有以上這些情形，是因為辦公桌太亂了！一個整齊有序的辦公桌不僅僅是視覺上的美觀，更是提升工作效率的關鍵！
二、辦公室桌面整理步驟、收納小物與文件整理技巧大公開！
（一）辦公桌整理 5 步驟
Step 1：確認自己辦公需求，將辦公桌規劃不同區域
將桌面空間依自己的工作習慣，區分為以下 5 個區域：
工作區
重要資料存放區
待辦事項
文具辦公用品區
療癒小物區
Step 2：開始辦公桌收納
1、下架：
首先，將辦公桌面與抽屜內的物品全數下架並集中，在這個過程中，我們可以知道自己有哪些物品需要整理與收納。
2、分類：
將物品分類完成，可分為文具、帳單、合約、療癒小物等。
3、篩選與配置：
將 6 個月以上沒使用，且未來也不會再使用的物品丟棄或回收，減少物品的數量，避免空間不夠收納所有的物品。依照每類別的物品數量，分配所需的空間或是收納品。例如：需要 2 個文件夾收納工作文件、 3 個收納盒收納抽屜中的文具，或是 1 個抽屜專門擺放機密文件。
Step 3：配置並上架物品
辦公桌面擺設需依照使用習慣來分配物品的位置，將常用物品放在慣用手方便拿取的位置，例如：右撇子的人可以將水杯（壺）、膠帶台等物品放在右側。
如果需要長時間使用電腦，則適合將它放在與座椅置中的位置，避免長時間歪著頭，導致肩頸不適。
儲備資料或是檯燈這種不常移動，又需要放置於桌面的物品，可以放在非慣用手的那側；其餘不常用，或是容易積灰塵的物品，則配置收納於抽屜。
Step 4：辦公桌佈置
將物品上架完畢後，為了提升工作效率，可以使用一些整理技巧，幫助我們更快找到需要的物品。例如：使用標籤貼紙將文件標示分類，或是使用資料夾與收納盒整理物品等。
而收納盒或文件夾這類功能性收納品，建議可以選擇風格、色系統一的品項，如此一來，不僅能達到收納的功能，視覺上也會更加整齊，不會令人感到眼花撩亂。
此外，許多人因為工作壓力大，會在桌面上擺放一些療癒的辦公桌佈置小物，像是模型、能量水晶或是植栽等，用來降低工作的壓力，並打造充滿個人風格的工作空間。
但要注意的是，過多不必要的擺飾，可能會使空間被佔用而導致桌面凌亂。這時，我們可以掌握「168 法則」佈置自己的辦公桌：
展示型的收納區域：例如電腦架之上，擺放 1 分滿物品。
看得見的收納區域：例如桌面、桌上層板，擺放 6 分滿的物品。
看不見的收納區域：例如抽屜內、櫃體內，擺放 8 分滿的物品。
透過 168 法則，我們可以將辦公桌適當留下空白區域，兼具美觀與收納量，工作起來也會更有效率與精神！
Step 5：定期清潔
透過前面的步驟，打造整齊又美觀的辦公空間後，最後的步驟就是維持整潔的環境。要避免辦公桌再度變得凌亂，「定期清潔」是相當重要的步驟！而具體的清潔觀念，下段落會再詳細與大家分享。
以上 5 個步驟結合了物品分類、配置收納、上架、佈置，以及後續清潔維護，能夠使辦公桌始終保持整齊有序，提高工作效率，同時創造一個舒適的工作環境！
（二）實用辦公桌收納小物
⬧ 辦公桌收納架
電腦螢幕架：需要更寬敞的桌面寫字或整理文件時，可將鍵盤放在螢幕架下方，增加工作區的空間。
收納壁板：如果辦公桌旁有牆面或是隔板，可以透過收納壁板將物品垂直收納，避免堆疊於桌面，方便拿取，且一目瞭然。
⬧ 辦公桌電線收納品
電腦下方的電線互相纏繞不僅凌亂，還會累積許多灰塵，甚至引起電線走火危險，因此也是整理辦公桌時，不可忽略的重要區域。
可以先使用整線器或塑膠束帶將電線捆在一起，避免纏繞而累積灰塵，方便之後清潔。
將纏繞的電線疏理完畢後，可以使用電線收納架將桌面下的電線井然有序的整理整齊。
桌面上常用的充電線可以使用長尾夾夾在桌邊，將充電線頭穿過夾子尾端，避免滑落到地上，或是購買專門的電線固定夾，將它們整理好並固定在桌面。
若是桌面的電線數量較多，也可以選擇使用電線收納盒，將電線藏起來，避免桌面凌亂。
⬧ 辦公桌文具收納品
比起圓形筆筒，更建議用分格或是斜口的收納盒，不僅可以將文具分類擺放，拿取時也更方便。
不常用到的文具用品，建議使用收納盒整理放置於抽屜中，千萬不要直接放進抽屜，以免抽屜變得凌亂，難以找到所需的物品。
（三）加碼分享：辦公室文件整理原則與收納技巧
⬧ 整理原則
文件平放堆疊整理原則
文件平放的優點，是讓收納空間往上長，可以大幅提升桌面的空間度；缺點是無法一目了然、找不到自己想找的那疊文件，拿取時容易弄亂其他文件。如果想平放文件，記住兩個原則就可以收得妥善。
確認自己的文件為大量同種類，不需要一張一張仔細檢查的文件類型。
挑選一個合適的抽屜式文件收納品。
文件直立排列整理原則
文件直立排列的優點，是可以一目了然所有文件的擺放位置，好抽好拿相當有效率；缺點是會佔較大的平面面積，若沒有使用硬挺文件夾或文件沒有擺滿，紙張容易歪腰東倒西歪，造成皺摺。如果想直立排列文件，記住兩個原則就可以收得妥善。
將文件用硬殼的文件夾保護。選擇較厚不易東倒西歪的文件來直立排列。
挑選一個合適的直立式文件收納品。
⬧ 辦公室文件收納技巧
機密文件處理與收納：
辦公室文件櫃最下層通常較深，且可以上鎖，適合用來收納較機密的重要資料，若是已經不用的機密文件，則可用碎紙機處理。
廢紙：
辦公室廢紙除了回收以外，也可以將其裁切為統一的大小，並用長尾夾夾住，作為便條紙使用。
公用文件：
同事可能隨時需要，或是需要交由你處理的文件，可以在桌面上設置一個公共文件區，讓同仁能集中擺放、拿取文件。
一般文件、個人文件：
較常用到的一般文件與個人文件，可收納於桌面，並且善用資料夾或雜誌夾分類，避免穿插擺放而找不到需要的資料。
三、養成辦公桌清潔習慣，才能長期保持整潔工作環境！
（一）東西放回原位
「物歸原位」是維持整潔的重要觀念，許多人在工作忙碌的情況下，常常使用完物品後，順手擺在桌面上，造成桌面凌亂，被各種物品、文件佔據空間。因此，如果想要維持整潔的桌面，建議在每次使用完物品後，養成習慣將其順手歸位。
如果有時真的太過忙碌而無法時刻維持桌面清潔，那麼可以在每天下班前，將桌面上的物品擺放至規劃好的位置，隔天上班時，就能使用乾淨整潔的辦公桌囉！
（二）桌上只放近期會常用到的東西
桌面是我們主要的工作區，因此最好放置每天都會使用的用品及正在處理的工作文件。不常使用的物品就收納於抽屜或文件櫃，不要佔用桌面的空間。
（三）養成辦公桌清潔習慣
建議可以每天下班前，隨手清掉桌上的垃圾，每週的最後一個工作天，將辦公桌擦拭一遍，並且清理灰塵，以免物品隨時間藏污納垢，同時也能重整、梳理目前的工作事項。
另外，座位旁最好放置一個垃圾桶，工作時產生的垃圾或不要的物品，像是沒水的筆、衛生紙、橡皮擦屑等，就能馬上丟掉，以免堆積在桌面上，並於下班前打包丟掉垃圾桶內的垃圾。
有時工作內容變動，工作較常用到的物品或資料也可能跟著改變，因此也要定期重新整理、規劃桌面，讓辦公桌符合我們的工作習慣。
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